In un mondo sempre più digitalizzato proteggere i dati personali degli utenti è diventato un requisito essenziale per tutte le aziende, soprattutto per Startup e PMI che si affacciano nel mercato digitale. Un documento fondamentale in tal senso è l'informativa privacy.

L’informativa permette di garantire trasparenza nel trattamento dei dati personali e di rispettare le normative europee, in particolare il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Avere un modello di informativa privacy ben strutturata non solo aiuta ad evitare pesanti sanzioni, ma anche a rafforzare la fiducia degli utenti verso il brand aziendale.

In questo articolo vedremo come creare una informativa privacy su modello conforme al GDPR, evidenziando le sezioni fondamentali che non possono mancare e offrendo consigli pratici per la redazione del documento.

1. Cos’è un’Informativa Privacy e perché è necessaria

L’informativa privacy è il documento che ha lo scopo di informare gli utenti oppure clienti e dipendenti su come vengono raccolti, gestiti e protetti i loro dati personali. 

Questo documento è essenziale per tutte le aziende che trattano dati personali, sia che si tratti di un sito web, sia che si tratti di qualsiasi altra attività che preveda l’acquisizione di dati (come ad esempio newsletter, moduli di contatto, preventivi, selezione personale ecc.).

Il GDPR impone specifici obblighi per la protezione dei dati personali e l'informativa privacy è uno degli strumenti principali attraverso cui le aziende comunicano agli utenti il loro impegno nella gestione sicura dei dati. La mancanza di un’informativa adeguata può comportare sanzioni significative, che arrivano fino al 4% del fatturato globale dell’azienda.

2. Le sezioni fondamentali di un modello di Informativa Privacy

Per essere conforme al GDPR, un modello di informativa privacy deve includere alcune sezioni fondamentali che spiegano chiaramente come verranno gestiti i dati personali. Vediamo quelle più importanti:

1. Titolare del trattamento. Occorre indicare chi è il titolare del trattamento dei dati. Si tratta dell’azienda o della persona giuridica che decide come e perché trattare i dati personali degli utenti. Vanno inclusi i dettagli di contatto del titolare, così che gli utenti possano facilmente mettersi in comunicazione per eventuali richieste di chiarimento o per esercitare i loro diritti.
2. Tipologia di dati raccolti. In questa sezione devono essere elencati i tipi di dati personali raccolti dall’azienda, come ad es. nome, cognome, indirizzo e-mail, dati di navigazione ecc. È fondamentale descrivere in modo chiaro quali informazioni vengono richieste agli utenti e con quali finalità.
3. Finalità del trattamento. Qui si spiega agli utenti perché i loro dati personali vengono trattati. Le finalità possono includere l’invio di comunicazioni commerciali, la registrazione ai servizi o la gestione degli ordini in un sito o in un e-commerce. Ogni finalità deve essere specificata in dettaglio.
4. Modalità del trattamento e Misure di Sicurezza. In questa sezione si descrive come i dati personali vengono trattati (ad es. in modalità elettronica o cartacea) e le misure di sicurezza adottate per proteggerli da accessi non autorizzati o divulgazioni illecite.
5. Destinatari dei dati. È importante specificare se i dati personali degli utenti verranno condivisi con terzi, come ad esempio fornitori di servizi tecnologici o di marketing. Qui vanno anche indicati eventuali trasferimenti dei dati verso Paesi extra UE, in conformità alle regole del GDPR.
6. Durata del trattamento. Il GDPR richiede che i dati personali non vengano conservati per un periodo superiore a quello necessario per le finalità per le quali sono stati raccolti. Qui si indica per quanto tempo l’azienda prevede di conservare i dati degli utenti.
7. Diritti degli interessati. Gli utenti devono essere informati sui diritti riconosciuti loro dal GDPR, come il diritto di accesso, il diritto alla rettifica, il diritto alla cancellazione e il diritto alla portabilità dei dati. Inoltre, devono essere indicati i metodi attraverso i quali gli utenti possono esercitare tali diritti, come l’invio di una richiesta al titolare del trattamento.

3. Come redigere un'Informativa Privacy conforme al GDPR

La redazione di un’informativa privacy conforme al GDPR non è complicata se si seguono alcune regole chiave. Ecco qui di seguito i passaggi principali.

• Trasparenza: il GDPR impone alle aziende di essere trasparenti con i propri utenti riguardo a come vengono trattati i dati personali. Questo significa che il linguaggio dell’informativa deve essere chiaro e facilmente comprensibile, evitando tecnicismi che potrebbero confondere l’interessato.
• Consenso esplicito: se l’informativa prevede il trattamento dei dati personali per finalità di marketing (al di fuori di rapporti già esistenti tra le parti), l’azienda deve raccogliere il consenso esplicito degli utenti. Questo consenso deve essere libero e revocabile in qualsiasi momento.
• Minimizzazione dei dati: le aziende devono raccogliere solo i dati strettamente necessari per raggiungere le finalità dichiarate nell’informativa. Se l’utente, ad esempio, si iscrive a una newsletter è sufficiente raccogliere l’indirizzo e-mail, senza chiedere altre informazioni non rilevanti. Gli eccessi nella raccolta di dati non essenziali possono comportare censure.
• Aggiornamenti regolari: un’informativa privacy non è per sempre! Essa deve essere aggiornata regolarmente, in base ad eventuali cambiamenti nelle modalità di trattamento dei dati o delle normative in materia.

4. Sanzioni e rischi per il mancato adeguamento al GDPR

Non rispettare le disposizioni del GDPR può comportare pesanti sanzioni. Le multe per la mancata conformità possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale dell'azienda, a seconda di quale cifra sia più elevata.

Oltre alle sanzioni economiche, le aziende rischiano anche gravi danni alla propria reputazione. Gli utenti sono sempre più attenti a come vengono trattati i loro dati personali, e un’azienda che non rispetta le normative sulla privacy rischia di perdere la fiducia del proprio pubblico.

5. Conclusioni

Redigere ed utilizzare una informativa privacy su modello conforme al GDPR è fondamentale per proteggere la tua azienda dalle sanzioni e per costruire un rapporto di fiducia con i tuoi utenti.

Tuttavia, ogni azienda ha esigenze specifiche e redigere un’informativa privacy che rispetti tutte le normative può non essere semplice. I modelli copia-incolla sono quasi sempre inadeguati, oltre a manifestare un approccio poco attento alla normativa e alle esigenze degli utenti.

Bisogna anche ricordare che avere un modello di informativa privacy ben formulato non esaurisce gli adempimenti. Il GDPR ha previsto una serie di incombenze che ogni azienda deve rispettare, avvalendosi di personale formato e di consulenti specializzati.

Contattaci oggi stesso per ricevere una consulenza personalizzata e rendere conforme la tua azienda. 

Puoi ottenere un modello di informativa privacy basato sul GDPR scrivendoci ai contatti che trovi su questo sito.